Ob eMails im geschäftlichen Verkehr aus rechtlicher Sicht als Geschäftbriefe anzusehen sind, war bisher umstritten.
Nunmehr - weitgehend unbemerkt - hat der Gesetzgeber die maßgeblichen Gesetze geändert und mit Wirkung zum 01.01.2007 auf eMails erweitert: Dem Begriff "Geschäftsbriefe" wurde jeweils der Hinweis "gleichviel welcher Form" angehängt (vgl. § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG) und damit deutlich gemacht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nunmehr auch zwingend in die geschäftliche eMail-Korrespondenz aufgenommen werden müssen - z.B. in einer eMail-Signatur.
Betroffen sind Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG), eingetragene Einzelunternehmer (e. K.) sowie auch Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG i.V.m. §125a HGB).
So ist z.B. eine GmbH verpflichtet, in Ihren eMails ab dem 01.01.2007 u.a. folgende Angaben einzufügen:
- Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft;
- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft;
- die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
- alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Die gesetzliche Änderung nimmt keinen Bezug auf Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind. Jedoch ist es ratsam, dass auch hier Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails gemacht werden.
Zur Vermeidung einer eventuelle kostenpflichtigen Abmahnung empfiehlt es sich daher, die Angaben so schnell wie möglich zu ergänzen.
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